Personeel werven zonder eigen recruiter: zo doen wij het

Je vacature staat acht weken open en de reacties komen van mensen die het werk niet aankunnen. Personeel werven zonder eigen recruiter gaat vaak precies zo. Hieronder lees je wat wij doen, in welke weken, wat het ongeveer kost en in welk geval je ons beter niet inschakelt.

Wat krijg je als wij het werven overnemen?

Een shortlist van drie tot vijf kandidaten die je zonder aarzelen uitnodigt, en al het werk daarvoor. Wij scherpen het profiel aan, benaderen mensen die zelf niet zoeken, screenen ze aan de telefoon, checken referenties en plannen je gesprekken in. Jij voert de gesprekken en beslist.

Wat er concreet in zit:

• Een intake van een uur waarin we het profiel terugbrengen tot wat echt nodig is
• Een longlist van benaderbare mensen in FMCG, packaging, logistiek of renewables, met naam en huidige werkgever
• Actieve benadering, dus bellen en appen, niet wachten op sollicitaties
• Screening op inhoud en op motief: waarom zou iemand bij jou willen werken
• Salarisverwachting vooraf helder, zodat een gesprek niet klapt op geld
• Begeleiding van aanbod tot ondertekening, inclusief het tegenbod van hun huidige werkgever

Wij werven voor mid-sized bedrijven zonder HR-afdeling in alle functiegroepen waarin we actief zijn, van financial controller tot plant manager.

Waarom leveren je huidige advertenties de verkeerde mensen op?

Omdat een vacaturetekst alleen de mensen bereikt die op dat moment zoeken, en dat is zelden de groep die je wil. De man of vrouw die jouw productielijn kan draaien zit ergens anders goed. Die reageert niet op een advertentie, die reageert op een telefoontje.

De vier missers die we het vaakst zien:

1. Een eisenlijst van twaalf punten waarvan er vier echt tellen. Iedereen die twijfelt, solliciteert niet.
2. Geen salarisindicatie. Kandidaten met opties gaan niet gokken.
3. Een tekst over jullie ambities en niets over het werk zelf: waaraan werk ik in maand een, met wie, en wat is er lastig aan.
4. Als werkgever ben je online onvindbaar. Daar helpt een employer branding specialist beter bij dan een vierde advertentie.

Dat is geen kritiek op jou. Je hebt een bedrijf te runnen.

Hoe werkt het en hoe lang duurt het?

Van intake tot ondertekende arbeidsovereenkomst reken je op zes tot tien weken, afhankelijk van hoe snel jij kunt beslissen en hoelang de opzegtermijn van de kandidaat is. De eerste namen liggen er meestal binnen tien werkdagen. Het gesprekstraject zelf houden we kort en strak.

1. Week 1: intake, profiel bijstellen, salarisrange vastzetten, afspraken over wie welk gesprek doet.
2. Week 2: longlist en eerste benaderingen. Je krijgt wekelijks een update met wie ja zei, wie nee en waarom.
3. Week 3: shortlist van drie tot vijf mensen, met een korte toelichting per kandidaat.
4. Week 4 en 5: twee gesprekken plus een kennismaking op locatie, binnen tien werkdagen gepland.
5. Week 6: aanbod, referenties, ondertekening.

Duurt het langer, dan komt dat bijna altijd door agenda's aan werkgeverskant. Twee weken tussen gesprek een en twee kost je regelmatig de kandidaat.

Wat kost personeel werven via een headhunter?

Wij werken met een percentage van het bruto jaarsalaris, of met een vast bedrag per opdracht als je meerdere rollen tegelijk open hebt. Welk model en welk tarief bij jouw situatie hoort, staat op onze pricing pagina. Eerlijk: zonder de rol te kennen is een bedrag noemen goochelen.

Wat het verschil maakt in de prijs: het salarisniveau, hoe klein de groep geschikte mensen is, en of je exclusief met ons werkt of met drie partijen tegelijk. Exclusief is goedkoper en gaat sneller, omdat wij dan de tijd in de zoektocht stoppen en niet in de race.

We spreken vooraf ook af wat er gebeurt als iemand binnen de proeftijd vertrekt. Die afspraak zet je op papier voordat je start, niet erna.

Wat kost een verkeerde aanname in weken en euro's?

Reken op drie tot zes maanden loonkosten, plus de maanden dat de rol daarna alsnog leegstaat. Bij een manager op 85.000 bruto praat je over ongeveer 21.000 tot 42.000 euro aan salaris en werkgeverslasten, zonder de omzet die niet gedraaid is en de tijd die je team kwijt was aan inwerken.

De proeftijd is je enige goedkope uitgang, en die is korter dan mensen denken. Bij een contract van meer dan zes maanden tot twee jaar is de proeftijd maximaal een maand, bij een contract voor onbepaalde tijd maximaal twee maanden. Bij contracten van zes maanden of korter mag je helemaal geen proeftijd afspreken. De regels staan bij de Rijksoverheid.

Vier weken langer zoeken is bijna altijd goedkoper dan vier maanden repareren.

Welk salaris moet je bieden om mee te doen?

Hieronder de marktranges die wij tegenkomen in onze zoekopdrachten in de Benelux, bruto per jaar, exclusief bonus, auto en pensioen. Het zijn ranges, geen prijskaartjes: regio, bedrijfsgrootte en cao schuiven ze op. Voor de loonontwikkeling per sector houdt het CBS de cao-lonen bij.

Rol	Marktrange (bruto per jaar)	Waar het omslaat
Transport planner / logistics supervisor	45.000 tot 60.000	Ploegendienst en aantal ritten
Financial controller	65.000 tot 90.000	Ervaring met consolidatie en ERP
Key account manager FMCG	60.000 tot 85.000 plus bonus	Bestaande relaties bij retailers
Supply chain manager	75.000 tot 105.000	Omvang van het team en aantal sites
Plant of operations manager (packaging)	80.000 tot 110.000	Techniek in de lijn, ploegen, veiligheid
Project manager renewables (zon of wind)	70.000 tot 95.000	Eigen ontwikkelde projecten in portfolio

Zit je aanbod structureel onder de onderkant van de range, dan is werven niet je probleem. Dan is het rekenwerk je probleem.

Waarom zou je dit aan ons uitbesteden?

Omdat wij deze mensen al kennen. Meer dan 200 bedrijven werken met ons, ons team van twintig mensen zit op Rokin 46-1 in Amsterdam, en we werken alleen in vier sectoren: FMCG, packaging, logistiek en renewables. Die beperking is bewust. Buiten die vier zeggen we nee.

Praktisch betekent dat: als je een supply chain manager zoekt met ervaring in food, hebben we vorige maand met een aantal van hen gesproken. Wij bouwen geen netwerk op tijdens jouw opdracht.

Een goede zoekopdracht draait niet om honderd cv's. Die draait om vijf gesprekken met de juiste vijf mensen.

En als je het liever zelf doet?

Doe dat. Als je een netwerk in je sector hebt, iemand die twee dagen per week vrij kan maken om te bellen, en de rol niet acuut is, dan werf je zelf prima. Zelf werven kost je vooral tijd en advertentiebudget, geen fee.

Het gaat mis bij de combinatie die we het meest zien: een directeur die er avonden bij doet, twee kandidaten die afvallen, en een vacature die na vier maanden nog open staat. Op dat punt is de vraag niet of een bureau geld kost. De vraag is wat die vier maanden al gekost hebben.

Het tegenargument is terecht: een externe partij kent jouw bedrijf niet zoals jij. Daarom zit die intake van een uur er niet voor de vorm, en daarom krijg je van ons kandidaten met een toelichting waarom ze passen, niet een stapel profielen zonder oordeel.

Wil je weten of jouw rol in zes weken te vullen is? Boek een gesprek van dertig minuten en neem twee dingen mee: je huidige vacaturetekst en het laatste salarisaanbod dat je hebt gedaan. Daarmee kunnen we je binnen dat halfuur zeggen of het profiel realistisch is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om via een headhunter personeel te werven?

Reken op zes tot tien weken van intake tot ondertekend contract. De eerste kandidaten liggen er doorgaans binnen tien werkdagen. Vertraging komt meestal door agenda's aan werkgeverskant: twee weken tussen het eerste en tweede gesprek kost je regelmatig de kandidaat.

Wat kost het inschakelen van een recruitmentbureau?

Meestal een percentage van het bruto jaarsalaris, of een vast bedrag per opdracht bij meerdere rollen. De prijs hangt af van het salarisniveau, hoe klein de groep geschikte mensen is en of je exclusief werkt. Exclusief werken is doorgaans goedkoper en sneller.

Hoe lang mag een proeftijd duren in Nederland?

Bij een contract van meer dan zes maanden tot twee jaar is de proeftijd maximaal een maand. Bij een contract voor onbepaalde tijd maximaal twee maanden. Bij contracten van zes maanden of korter mag je geen proeftijd afspreken. De regels staan bij de Rijksoverheid.

Waarom reageren er alleen ongeschikte kandidaten op mijn vacature?

Een advertentie bereikt alleen mensen die op dat moment zoeken. De sterkste kandidaten zitten ergens goed en reageren niet op tekst, maar op een gericht telefoontje. Vaak spelen ook een te lange eisenlijst en het ontbreken van een salarisindicatie mee.

Wat kost een verkeerde aanname?

Reken op drie tot zes maanden loonkosten plus de leegstand daarna. Bij een salaris van 85.000 bruto komt dat neer op ongeveer 21.000 tot 42.000 euro aan loon en werkgeverslasten, zonder de gemiste omzet en de inwerktijd van je team.