Werving personeel: kosten, doorlooptijd en aanpak

Je vacature staat al drie maanden open. Er kwamen reacties, alleen niet van de mensen die je zocht. Werving personeel gaat bij middelgrote bedrijven zelden mis op de advertentietekst, maar op alles wat daarna komt. Hieronder staat wat wij precies doen, hoe lang het duurt, wat het kost en wanneer je ons beter niet inhuurt.

Wat krijg je precies bij werving personeel via InSync Jobs?

Je krijgt een shortlist van drie tot vijf kandidaten die het werk aankunnen, gevonden via directe benadering in plaats van via een advertentie. Wij doen de search, de eerste gesprekken, het natrekken van referenties en de salarisonderhandeling. Jij spreekt alleen mensen die je serieus overweegt.

Concreet ziet dat er zo uit:

• Een intake van 60 tot 90 minuten, bij jou op locatie of via video, waarin we ook het salaris en de arbeidsvoorwaarden vastleggen.
• Een lijst met bedrijven en functietitels waar we gaan zoeken, die je vooraf ziet en mag afkeuren.
• Kandidaten die we zelf hebben gesproken. Geen doorgestuurde cv's uit een database.
• Elke week terugkoppeling, ook in de week dat er niets te melden valt.
• Begeleiding tot en met het tekenen van het contract en de eerste werkdag.

We werken in vier hoeken van de markt: FMCG, packaging, logistiek en renewables. Wat we in die sectoren en functiegroepen doen staat per categorie uitgeschreven.

Waarom levert je vacature de verkeerde sollicitanten op?

Omdat de mensen die je zoekt niet aan het zoeken zijn. Wie goed is in zijn werk als plant manager of financial controller kijkt hooguit een paar keer per jaar rond. Een advertentie bereikt de groep die nu beschikbaar is, niet de groep die je wilt hebben.

Daarnaast zijn er drie dingen die we bijna elke week terugzien:

1. Veertien eisen in de vacaturetekst. Een sterke kandidaat scant, ziet er drie die niet kloppen en klikt weg. Wie alles wel aanvinkt, heeft meestal een reden om weg te willen.
2. Geen salarisindicatie. Dan bepaalt de kandidaat zelf wat hij denkt dat het is, en dat scheelt zelden in jouw voordeel.
3. Te traag reageren. Tien dagen stilte na een eerste gesprek en je bent uit beeld, hoe leuk het gesprek ook was.

Speelt er meer, bijvoorbeeld dat niemand in jouw regio je bedrijf kent, dan lost een extra advertentie dat niet op. Dan heb je eerder een employer branding specialist nodig dan een derde jobboard.

Hoe verloopt het proces en hoe lang duurt het?

Reken op zes tot tien weken van intake tot handtekening, en daarna nog de opzegtermijn van de kandidaat. Bij de meeste functies in onze sectoren betekent dat een start binnen drie tot vier maanden na je opdracht. Sneller kan, maar dan lever je meestal in op keuze.

• Week 1: intake, zoekprofiel en de doelbedrijvenlijst. Jij keurt goed.
• Week 2 en 3: we benaderen tientallen mensen per opdracht, telefonisch en persoonlijk.
• Week 3 en 4: longlist wordt shortlist. Jij spreekt drie tot vijf mensen.
• Week 5 tot 7: tweede gesprek, referenties, aanbod en onderhandeling.

De opzegtermijn is het stuk waar je zelf niets aan kunt doen. Wettelijk is die voor een werknemer meestal één maand, tenzij het contract iets anders regelt; de Rijksoverheid legt de regels uit. Plan je startdatum daar dus omheen.

Wat verdient zo iemand, en wat kost de werving?

Onderstaande bandbreedtes zien wij in onze eigen opdrachten in de Benelux, bruto per jaar, exclusief vakantiegeld en bonus. Ze verschillen per regio, bedrijfsgrootte en verantwoordelijkheid. Gebruik ze als vertrekpunt voor je budget, niet als eindbedrag.

Functie	Marktrange bruto per jaar
Supply chain manager (FMCG)	70.000 tot 95.000 euro
Plant manager / operations manager (packaging)	80.000 tot 110.000 euro
Key account manager (FMCG)	60.000 tot 85.000 euro
Financial controller	65.000 tot 85.000 euro
Logistics manager	55.000 tot 80.000 euro
Project manager (renewables)	65.000 tot 90.000 euro

Wil je weten of je bod meebeweegt met de markt, kijk dan naar de kwartaalcijfers over cao-lonen van het CBS. Een salaris dat twee jaar geleden goed was, is dat nu vaak net niet meer.

Onze fee is een percentage van het bruto jaarsalaris van de kandidaat, in termijnen, met een garantieperiode. Wat het in jouw geval wordt hangt af van de functie en of we exclusief werken. De actuele tarieven staan op onze pricingpagina. Gratis is het niet, en dat zou ook verdacht zijn.

Wat kost het als de aanname niet werkt?

Meer dan de fee, bijna altijd. Reken mee met een manager van 80.000 euro bruto. Met werkgeverslasten en pensioen kom je richting 100.000 euro per jaar. Vertrekt hij na vijf maanden, dan ben je ruim 40.000 euro kwijt aan iemand die nooit op stoom kwam.

Daar komt de rest bij: acht tot tien weken dat de plek opnieuw leegstaat, de tijd van jou en je team in inwerken, en klanten of leveranciers die voor de tweede keer een nieuw gezicht krijgen. Dat laatste kost geen euro's op de rekening, maar het kost wel iets.

Daarom werken we met een proeftijd die klopt en een garantieregeling. Een proeftijd van twee maanden mag alleen bij een contract van twee jaar of langer, en bij contracten tot en met zes maanden mag hij helemaal niet. Check dat voor je tekent.

Waarom zou je dit bij ons neerleggen?

Ruim 200 bedrijven werken met ons, en ons team van twintig mensen zit op Rokin 46-1 in Amsterdam. We werken niet breed maar diep: FMCG, packaging, logistiek en renewables. Dat betekent dat we de bedrijven kennen waar jouw volgende operations manager nu werkt, inclusief hoe ze daar betalen.

Klantnamen noemen we niet zonder toestemming, omdat een lopende zoekopdracht meestal vertrouwelijk is. Wil je met een klant uit jouw sector spreken, dan regelen we dat in een gesprek en vraag je het zelf.

En als je het liever zelf doet?

Doe dat vooral, als aan drie dingen is voldaan: je kent de sector persoonlijk, de functie is niet zeldzaam, en je hebt zes tot acht uur per week vrij om te bellen en na te bellen. Dan kom je met een goede advertentie en je eigen netwerk een heel eind.

Waar het meestal misgaat is dat derde punt. De directeur begint enthousiast, week drie komt ertussen, en de vacature schuift door naar de stapel dingen die later wel weer opgepakt worden. Zes maanden later staat hij nog open.

Wil je eerst zelf kijken hoe de markt eruitziet, dan geeft de arbeidsmarktinformatie van UWV per beroepsgroep een aardig beeld van hoe moeilijk een functie te vullen is. Prima startpunt voor je eigen inschatting.

Heb je een functie waar je nu vastloopt, plan dan een gesprek van dertig minuten. We kijken naar het profiel, het salaris en wat er tot nu toe is geprobeerd, en je hoort meteen of wij hier iets aan toevoegen of niet. Plan een gesprek in en neem de vacaturetekst mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het werven van personeel via een headhunter?

Reken op zes tot tien weken van intake tot handtekening. Daarna volgt de opzegtermijn van de kandidaat, wettelijk meestal één maand. In de praktijk start iemand dus drie tot vier maanden na het geven van de opdracht.

Wat kost werving van personeel via InSync Jobs?

Wij rekenen een percentage van het bruto jaarsalaris van de aangenomen kandidaat, betaald in termijnen en met een garantieperiode. Het exacte percentage hangt af van de functie en of we exclusief werken. De actuele tarieven staan op insync.jobs/pricing.

Waarom reageren er alleen ongeschikte kandidaten op mijn vacature?

Omdat sterke professionals meestal niet actief zoeken. Een advertentie bereikt wie nu beschikbaar is. Daarbij schrikken lange eisenlijsten en het ontbreken van een salarisindicatie juist de mensen af die je wilt spreken. Directe benadering lost dat op.

Wat kost een aanname die niet werkt?

Bij een salaris van 80.000 euro bruto kom je met werkgeverslasten richting 100.000 euro per jaar. Vertrekt iemand na vijf maanden, dan ben je ruim 40.000 euro kwijt, plus acht tot tien weken waarin de functie opnieuw leegstaat.

In welke sectoren werft InSync Jobs?

InSync Jobs werft voor bedrijven in FMCG, packaging, logistiek en renewables in de Benelux. Het team van twintig mensen zit op Rokin 46-1 in Amsterdam en werkt voor ruim 200 opdrachtgevers.